Wissensmanagement in der Praxis

Hier findet ihr relevante Informationen zur Wissenssystematisierung und zum Wissensmanagement in der Praxis

Allgemeine Herausforderung

Der Umgang mit der Ressource Wissen ist elementar für eine effiziente Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen. Es geht bei Wissensmanagent jedoch nicht nur um reine Informationsverwaltung – sprich was wo und in welchem Format gespeichert wird. Es geht auch darum, einen Überblick zu schaffen, welches Wissen, Kompetenzen und Informationen vorhanden sind, für wen was relevant ist und wie diese Personen an dieses Wissen gelangen. Oft werden wertvolles Wissen und Kompetenzen von Menschen nicht genutzt, weil niemand weiß, dass sie existieren. Besonders wichtig ist ein funktionierendes Wissensmanagment, wenn nicht immer dieselben Personen zusammenarbeiten (z.B. externe Referent:innen, Ehrenamtliche, Praktikant:innen, Elternzeit- oder Krankheitsvertretung, dezentrales/digitales arbeiten) oder es viele Wechsel innerhalb eines Teams gibt, um die Organisation vor Wissensverlusten zu schützen. Wissensmanagement betrifft Organisationen in Stadt und Land in gleicher Form.

• Leitfragen

   1. Was ist Wissen? Welche Bedeutung hat es für Organisationen, Wissen zu teilen?
   2. Was sind Grundvorraussetzungen und Tipps, um „gutes Wissensmanagement“ möglich zu machen?
   3. Welche sind mögliche Tools?

"Wissen" in Organisationen

Es gibt keine abschließende Definition, was unter „Wissen“ zu verstehen ist. Grundsätzlich wird unterschieden zwischen explizitem und implizitem Wissen.

• Explizites Wissen: dokumentierbares Wissen, kann leicht geteilt werden. z.B. Anleitungen für den Umgang mit Geräten, die Mitarbeiter:innen für ihre tägliche Arbeit nutzen, Protokolle von Besprechungen, etc. -> kann man vermitteln
• Implizites Wissen sich am besten durch eine Kombination aus Erfahrung, Routine und Fähigkeiten definieren. Das, was man macht, ohne zu wissen, wie man es macht. -> kann man schlecht vermitteln

Tipps für die Praxis

Wie kann es gelingen, gutes Wissensmanagement möglich zu machen?

• „Ist-Zustand-Analyse“: Stärken und Schwächen im Umgang mit „Wissen“ in der Organisation identifizieren
  • Gibt es „Wissensinseln“? Wie ist der „Wissensfluss“?
• Die Ziele einer Wissensmanagement-Strategie für die Organisation definieren
• als Team identifizieren, welche Kompetenzen, Erfahrungen, Expert:innen bereits vorhanden sind und wo eventuell welche fehlen
  • z.B. Kompetenzmatrix erstellen und regelmäßig aktualisieren
• Identifizieren, welches Wissen und Informationen für wen relevant sind und wie diese verfügbar gemacht werden sollen
• Langfristige Perspektive: Vernetzung zwischen Land und Stadt werden immer wichtiger, Formen der Kommunikation und des Wissenstransfers immer diverser. Dynamik sozialer Beziehungen und Netzwerken.
• Ein System etablieren: wie dieses konkret in der Praxis aussieht, ist abhängig von den vorher definierten Wissensmanagement-Zielen der Organisation.

dabei ist vor allem wichtig:

• Regelmäßigkeit und niederschwellige Möglichkeiten schaffen um Erfahrungen/Problemlösungsansätze/ Herausforderungen miteinander zu teilen
  • Oftmals braucht es eine Verantwortliche Person (oder mehrere mit Blick auf spezielle Aspekte), die das immer wieder anstößt
• Innerhalb eines Teams die Rolle des „Informations-/Wissensmanager:in implementieren. (Können mehrere Menschen sein, die diese „Rolle“ ausfüllen)
  • wissen sammeln, weiterleiten, speichern, anfordern und transparent machen
  • evtl. auch Mitarbeitende „erinnern“ und motivieren, das vereinbarte „System“ zu nutzen (ihr Wissen aktiv teilen und ggf. auch Wissen „abholen“)

Mögliche Tools

Kontakt und Veranstaltungsverwaltung
z.B. civiCRM bzw. die deutsche Webseite civiCRM - Verwaltung von Kontakten und Unterstützer:innen, "Buchhaltung" für zivilgesellschaftliche Organisationen, z.B. Spenden, Veranstaltungsmanagement - freie Software
jedoch sehr komplex, daher bräuchte es eine Person, die sich damit auskennt und das einrichten kann (kostet jedoch Geld diese Person zu entlohnen)

Kollaborationsplattformen
z.B. wechange , WeltWeitWissen Collaboratorum Collaboratorium und plattform n
- Plattform bietet Funktionen für gemeinsame Arbeit an Projekten vereint unterschiedlichen Tools in einer Plattform wie Cloud, gemeinsamer Kalender, Etherpad (kollaborative Arbeit an Dokumenten in Echtzeit), Aufgabenplanung

Aufgabenplanung / Infosammlung
- z.B. Kanban bei cryptpad cryptpad oder nextcloud (heißt dort „Deck“)

• • eine Arbeitsmanagement-Methode, bietet Möglichkeit, den Workflow zu visualisieren
    

- z.B. padlet für das Aufbereiten von Informationen

Mögliche Fallstricke

• Zu viele „nützliche“ EDV-Tools (oder auch analoge) auf einmal nutzen/einführen wollen
  • Lieber weniger, dafür diese aber auch konsequent und aktiv nutzen, sodass „neue“ Routinen entstehen können

• Die Notwendigkeit, insbesondere implizites individuelles Wissen zu teilen, wird nicht erkannt
  • In Teambesprechungen die Wissensmanagement-Ziele und Vorteile für das gesamte Team hervorheben und bewusstmachen

• Inkonsequenz (insbesondere im Hinblick auf implizites Wissen) aufgrund von Zeitmangel
  • sich bewusst machen, dass Wissensmanagement ein konstanter, aktiver Prozess ist! Es braucht Zeit und eine gewissen Konsequenz, daher ist es ggf. sinnvoll, Verantwortlichkeiten zu schaffen, die alle daran „erinnern“, aktiv die vereinbarten Dinge zu teilen

Fazit

• Wissen teilen muss genauso gelernt sein, wie andere Kompetenzen.
• Organisationen können sich nicht darauf verlassen, dass Wissen sich ’spontan‘ und selbsttätig innerhalb der Organisation verbreitet
• Wissensprozesse müssen aktiv gestaltet und gesteuert werden
• Wissensmanagement als Aufgabe des gesamten Teams begreifen
  • braucht jedoch erfahrungsgemäß Verantwortlichkeiten, die immer wieder „erinnern“ und „einfordern“, dass Wissen geteilt wird
• es gibt viele Tools, das Wichtigste ist jedoch: dass es alle aktiv nutzen und alle wissen, wie es funktioniert!

Weiterführende Informationen und Links

• SECI-Modell
• sehr ausführliches Online-Modul zum Thema Wissensmanagement in Theorie und Praxis