4.7 CiviCRM

CiviCRM

Vorwort

Liebes mohio-Mitglied,

CiviCRM heißt ausgeschrieben „constituent relationship management“ und das Programm kann echt viel, wir benutzen es aber hauptsächlich, um Veranstaltungen einzutragen und Kontakte zu managen.

Vorab gesagt: CiviCRM ist nicht die „benutzerfreundlichste“ [Zitat Fabian] Plattform. Das heißt, wenn du dich öfter mal fragst, warum manche Dinge nicht funktionieren oder es sehr schwierig geht, ist das vollkommen normal. Es ist sehr komplex und wenig intuitiv... .

Außerdem lädt die Seite extrem langsam. Das hat nichts mit deinem Laptop oder der Internetverbindung zu tun, sondern liegt an der Seite selbst.

Einloggen

• Gehe auf https://www.mohio.org/wp-login.php

• Um dich dort einzuloggen, muss man erst das Passwort von Homepage NEU aus der Passwortliste eingeben (wenn so ein Fenster aufploppt)

→ dann kommt man auf eine Seite, wo nochmal Benutzername und Passwort abgefragt werden (mit einem W darüber) → da dann deinen Benutzernamen und Passwort eingeben

→ wenn das funktioniert hat, solltest du auf eine Seite kommen, wo in der Seitenleiste „CiviCRM“ steht → dieses dann auswählen

Nun bist du auf der Startseite angekommen, juhu! → „CiviCRM Home“

Ganz oben ist eine Leiste mit „Mohio“, „CiviCRM“, ... dort wählst du nochmal CiviCRM aus. Nun sollte nochmal CiviCRM Home erscheinen. Oben in der Leiste sind noch mehr Optionen angezeigt:

Suche...

... nach Kontakten und Organisationen

In CiviCRM gibt es leider keine Übersicht, die alle Kontakte auf der Webseite zeigt. Man kann höchstens über „Berichte zu Kontakten“ die Liste der Kontakte zu einer CSV-Tabelle exportieren. Um trotzdem schnell Kontakte und Organisationen im Programm zu finden, kannst du die Suche nutzen. Die findest du oben in der Leiste ganz links:

Suche nach Kontakten und Organisationen

Dort kannst du durch Stichworte Kontaktpersonen und Organisationen suchen und so überprüfen, ob sie sich bereits in der Datenbank befinden oder sie noch angelegt werden müssen.

Hinweis 1: Du kannst keine Veranstaltungen suchen bzw. finden. Diese Suchspalte ist ausschließlich für Kontaktsuchen. Wie du nach Veranstaltungen suchst, findest du hier weiter unten.

Hinweis2: Nur Vor- oder Nachnamen eingeben. Das System kann aus unerklärlichen Gründen manche Kontakte nicht finden, wenn du mehr als ein Wort eingibst, obwohl sich diese im System befinden.

... nach Veranstaltungen

Man kann man in der „Übersicht“ der Veranstaltungen nur manche wenige Veranstaltungen sehen. Um alle weiteren Veranstaltungen zu finden ist das Suchtool hilfreich:

Dazu gehst du auf Veranstaltungen → Veranstaltungen verwalten. Dort siehst du die kleine „Übersicht“ der Veranstaltungen und oben ist eine Leiste mit „Veranstaltung suchen“.

Dort ist die Auswahl der Kategorien wichtig, damit du wirklich in allen Datenbanken suchst: Du musst immer „Suche alle oder nach Zeitraum“ auswählen. Dann schreibst du den Namen oder Zeitraum der Veranstaltung in das Suchfeld und bestätigst durch den „Suche“-Button. (Siehe Bild unten)

Suche nach Veranstaltungen

Kontakte

Unter „Kontakte“ gibt es ganz viele Auswahlmöglichkeiten wie auch bei allen anderen Kategorien, dabei brauchst du nicht alle ständig. Deshalb erkläre ich im Folgenden nur die wichtigsten:

„Neue Person“ anlegen

Über diesen Button legt du eine neue Person an bzw. eine/n neue/n Ansprechpartner:in für eine Veranstaltung. Dabei sind Informationen wie Name, Email, Telefon und eventuell Webseite und Adresse relevant. Außerdem ist immer noch wichtig, wo die Person arbeitet (also ihrer Organisation zuordnen).

„Neue Organisation“ anlegen

Das funktioniert genau wie „Neue Person“ und man braucht wieder die Informationen Name, Email, Telefon, Adresse und Webseite der Organisation. Wenn es sich um eine Schule handelt, wären Informationen über Schulart und Schulleiter noch super.

Veranstaltungen

„Neue Veranstaltung“ anlegen

Siehe unten bei „Praxis: Veranstaltung eintragen“.

„Veranstaltung verwalten“

Hier kannst du am besten eine Übersicht über Veranstaltungen bekommen/suchen (siehe oben). Man kann von dort auch Veranstaltungen bearbeiten, etc.

Berichte

Über diese Funktion kannst du alle Informationen zu Kontakten, Organisationen und Veranstaltungen in z.B. eine Excel-Tabelle exportieren. Das ist für eine richtige Übersicht sehr praktisch:

Bericht zu Veranstaltungen bzw. exportieren der Übersicht

Wähle oben in der Leiste „Berichte → Bericht zu Veranstaltungen“ aus. Dort findet man weiter unten „Veranstaltungsübersicht – alle Veranstaltungen“ (egal welches). Das wählst du aus:

Exportieren der Veranstaltungsübersicht

Danach kommst du auf folgende Übersicht:

Exportieren der Veranstaltungsübersicht

Wenn du auf „Event“ und „Zusatzdaten Veranstaltungen“ drückst, kannst du alles auswählen, was in deiner exportierten Liste vorkommen soll.

Unten kannst du unter „Aktion“ entscheiden, als was du die Übersicht speichern oder exportieren willst. (Meistens CSV). Danach musst du nur noch die Ergebnisse aktualisieren und dann hast du die Übersicht als gewünschte Datei.

Praxis: Veranstaltung eintragen

Wenn du etwas bei CiviCRM eintragen sollst, dann gehe wie folgt vor:

1) Wenn du alle notwendigen Infos hast, dann suche zunächst die Organisation, die die Veranstaltung durchführen möchte in der Suchleiste (ganz links). Und anschließend den/die Ansprechpartner:in für diese Veranstaltung in der Suchleiste. Sind diese ...

a) zu finden, dann kannst du fortfahren. Wähle dazu oben in der Leiste „Veranstaltungen Neue→ Veranstaltung“ aus und lege somit eine Veranstaltung neu an (Beschreibung folgt weiter unten).

b) nicht zu finden, dann musst du Organisation und/oder Ansprechperson neu anlegen. Es kann auch sein, dass nur die Organisation oder nur der/die Ansprechpartner:in zu finden ist. Du musst nur das anlegen, was nicht zu finden ist.

• Um eine neue Organisation anzulegen (wie z.B. eine Schule, ein Verein, ...) gehst du oben in der Leiste auf „Kontakte Neue Organisation→ “ und trägst alle Daten dort ein, die du weißt bzw. über die Internetseite herausfinden kannst. Dazu gehört in den meisten Fällen neben Namen die Adresse, Telefonnummer, Email-Adresse und ein Webseitenlink.

• Um eine/n Ansprechpartner:in anzulegen wählst du oben in der Leiste: „Kontakte Neue Person→ “

und trägst alle Daten dort ein, die du weißt. Das sind meist Anrede, Name, Telefonnummer, Email- Adresse und welche/n Arbeitgeber:in die Person hat.