4.7 CiviCRM
Inhaltsverzeichnis
CiviCRM
Vorwort
Liebes mohio-Mitglied,
CiviCRM heißt ausgeschrieben „constituent relationship management“ und das Programm kann echt viel, wir benutzen es aber hauptsächlich, um Veranstaltungen einzutragen und Kontakte zu managen.
Vorab gesagt: CiviCRM ist nicht die „benutzerfreundlichste“ [Zitat Fabian] Plattform. Das heißt, wenn du dich öfter mal fragst, warum manche Dinge nicht funktionieren oder es sehr schwierig geht, ist das vollkommen normal. Es ist sehr komplex und wenig intuitiv... .
Außerdem lädt die Seite extrem langsam. Das hat nichts mit deinem Laptop oder der Internetverbindung zu tun, sondern liegt an der Seite selbst.
Einloggen
• Gehe auf https://www.mohio.org/wp-login.php
• Um dich dort einzuloggen, muss man erst das Passwort von Homepage NEU aus der Passwortliste eingeben (wenn so ein Fenster aufploppt)
→ dann kommt man auf eine Seite, wo nochmal Benutzername und Passwort abgefragt werden (mit einem W darüber) → da dann deinen Benutzernamen und Passwort eingeben
→ wenn das funktioniert hat, solltest du auf eine Seite kommen, wo in der Seitenleiste „CiviCRM“ steht → dieses dann auswählen
Nun bist du auf der Startseite angekommen, juhu! → „CiviCRM Home“
Ganz oben ist eine Leiste mit „Mohio“, „CiviCRM“, ... dort wählst du nochmal CiviCRM aus. Nun sollte nochmal CiviCRM Home erscheinen. Oben in der Leiste sind noch mehr Optionen angezeigt:
Suche...
... nach Kontakten und Organisationen
In CiviCRM gibt es leider keine Übersicht, die alle Kontakte auf der Webseite zeigt. Man kann höchstens über „Berichte zu Kontakten“ die Liste der Kontakte zu einer CSV-Tabelle exportieren. Um trotzdem schnell Kontakte und Organisationen im Programm zu finden, kannst du die Suche nutzen. Die findest du oben in der Leiste ganz links:
Dort kannst du durch Stichworte Kontaktpersonen und Organisationen suchen und so überprüfen, ob sie sich bereits in der Datenbank befinden oder sie noch angelegt werden müssen.
Hinweis 1: Du kannst keine Veranstaltungen suchen bzw. finden. Diese Suchspalte ist ausschließlich für Kontaktsuchen. Wie du nach Veranstaltungen suchst, findest du hier weiter unten.
Hinweis2: Nur Vor- oder Nachnamen eingeben. Das System kann aus unerklärlichen Gründen manche Kontakte nicht finden, wenn du mehr als ein Wort eingibst, obwohl sich diese im System befinden.
... nach Veranstaltungen
Man kann man in der „Übersicht“ der Veranstaltungen nur manche wenige Veranstaltungen sehen. Um alle weiteren Veranstaltungen zu finden ist das Suchtool hilfreich:
Dazu gehst du auf Veranstaltungen → Veranstaltungen verwalten. Dort siehst du die kleine „Übersicht“ der Veranstaltungen und oben ist eine Leiste mit „Veranstaltung suchen“.
Dort ist die Auswahl der Kategorien wichtig, damit du wirklich in allen Datenbanken suchst: Du musst immer „Suche alle oder nach Zeitraum“ auswählen. Dann schreibst du den Namen oder Zeitraum der Veranstaltung in das Suchfeld und bestätigst durch den „Suche“-Button. (Siehe Bild unten)
Kontakte
Unter „Kontakte“ gibt es ganz viele Auswahlmöglichkeiten wie auch bei allen anderen Kategorien, dabei brauchst du nicht alle ständig. Deshalb erkläre ich im Folgenden nur die wichtigsten:
„Neue Person“ anlegen
Über diesen Button legt du eine neue Person an bzw. eine/n neue/n Ansprechpartner:in für eine Veranstaltung. Dabei sind Informationen wie Name, Email, Telefon und eventuell Webseite und Adresse relevant. Außerdem ist immer noch wichtig, wo die Person arbeitet (also ihrer Organisation zuordnen).
„Neue Organisation“ anlegen
Das funktioniert genau wie „Neue Person“ und man braucht wieder die Informationen Name, Email, Telefon, Adresse und Webseite der Organisation. Wenn es sich um eine Schule handelt, wären Informationen über Schulart und Schulleiter noch super.
Veranstaltungen
„Neue Veranstaltung“ anlegen
Siehe unten bei „Praxis: Veranstaltung eintragen“.
„Veranstaltung verwalten“
Hier kannst du am besten eine Übersicht über Veranstaltungen bekommen/suchen (siehe oben). Man kann von dort auch Veranstaltungen bearbeiten, etc.
[Rundschreiben brauchen wir bisher noch nicht]
Berichte
Über diese Funktion kannst du alle Informationen zu Kontakten, Organisationen und Veranstaltungen in z.B. eine Excel-Tabelle exportieren. Das ist für eine richtige Übersicht sehr praktisch:
Bericht zu Veranstaltungen bzw. exportieren der Übersicht
Wähle oben in der Leiste „Berichte → Bericht zu Veranstaltungen“ aus. Dort findet man weiter unten „Veranstaltungsübersicht – alle Veranstaltungen“ (egal welches). Das wählst du aus:
Danach kommst du auf folgende Übersicht:
Wenn du auf „Event“ und „Zusatzdaten Veranstaltungen“ drückst, kannst du alles auswählen, was in deiner exportierten Liste vorkommen soll.
Unten kannst du unter „Aktion“ entscheiden, als was du die Übersicht speichern oder exportieren willst. (Meistens CSV). Danach musst du nur noch die Ergebnisse aktualisieren und dann hast du die Übersicht als gewünschte Datei.
Praxis: Veranstaltung eintragen
Wenn du etwas bei CiviCRM eintragen sollst, dann gehe wie folgt vor:
1) Wenn du alle notwendigen Infos hast, dann suche zunächst die Organisation, die die Veranstaltung
durchführen möchte in der Suchleiste (ganz links). Und anschließend den/die Ansprechpartner:in für diese
Veranstaltung in der Suchleiste. Sind diese ...
a) zu finden, dann kannst du fortfahren. Wähle dazu oben in der Leiste „Veranstaltungen Neue→ Veranstaltung“ aus und lege somit eine Veranstaltung neu an (Beschreibung folgt weiter unten).
b) nicht zu finden, dann musst du Organisation und/oder Ansprechperson neu anlegen. Es kann auch sein, dass nur die Organisation oder nur der/die Ansprechpartner:in zu finden ist. Du musst nur das anlegen, was nicht zu finden ist.
- Um eine neue Organisation anzulegen (wie z.B. eine Schule, ein Verein, ...) gehst du oben in der
Leiste auf „Kontakte Neue Organisation→ “ und trägst alle Daten dort ein, die du weißt bzw. über die Internetseite herausfinden kannst. Dazu gehört in den meisten Fällen neben Namen die Adresse, Telefonnummer, Email-Adresse und ein Webseitenlink.
- Um eine/n Ansprechpartner:in anzulegen wählst du oben in der Leiste: „Kontakte Neue Person→ “
und trägst alle Daten dort ein, die du weißt. Das sind meist Anrede, Name, Telefonnummer, Email- Adresse und welche/n Arbeitgeber:in die Person hat.
2) Gehe nun oben in der Menüleiste auf „Veranstaltungen Neue Veranstaltung→ “. Danach sollte ein Fenster
aufgehen:
Dort kannst du nun die verschiedenen Infos zur Veranstaltung eintragen.
Alles, was mit einem roten Sternchen gekennzeichnet ist, muss ausgefüllt sein, um fortfahren zu können.
I. Die erste Spalte „von Vorlage“ lässt du frei, da wir bis jetzt noch keine Vorlagen haben.
II. Der „Veranstaltungstyp“ beschreibt, ob es sich um einen Projekttag (=PT), eine Unterrichtseinheit (=UE) oder um etwas anderes handelt. Die meisten Veranstaltungen sind aber entweder UE oder PT. Ein Projekttag beschreibt eine Veranstaltung, die länger als 3,5 h geht. Eine Unterrichtseinheit sind alle, die weniger als 3,5 h dauern. Dabei musst du auch imme
III. Die „Standardrolle“ ist immer der/die Referent:in.
IV. „Teilnehmendenliste“ bleibt ebenfalls deaktiviert.
V. Nun trägst du den „Veranstaltungstitel“ ein. Schaue dabei, dass wenn du Veranstaltungen, die öfter stattfinden, wie z.B. Fishbanks immer denselben Namen gibst, damit man diese später leichter finden kann.
VI. Die „Veranstaltungsübersicht“ bleibt meist frei.
VII. Genau wie die „Ausführliche Beschreibung“.
VIII. Anschließend trägst du „Beginn“ und „Ende“ der Veranstaltung mit Uhrzeit und Datum ein.
IX. Die maximale Teilnehmerzahl bleibt in der Regel frei. Die Punkte darunter verbleiben auch so wie sie sind.
X. „Ist die Veranstaltung aktiv?“ Unbedingt angekreuzt lassen, sonst wird sie ausgegraut. (Kannst du machen, wenn eine Veranstaltung nicht stattgefunden hat).
XI. Nun kommen wir zu den Zusatzdaten der Veranstaltung. Bei der „Veranstaltenden Organisation“ solltest du jetzt durch ein Schlagwort deine vorher eingetragene oder bereits vorhandene Organisation finden, die du dann auswählen kannst.
XII. Danach kannst du den zugehörigen/ die zugehörige „Ansprechpartner*in“ auswählen, die du ebenfalls über die Suche finden solltest.
XIII. Nun kommen ein paar Spalten, die du (bis jetzt) noch nicht selbst auswählen bzw. herausfinden kannst. Von „Förderung LZPB“ bis „VZS“ musst du Fabian fragen, was anzukreuzen ist.
XIV. Ab „TN-Zahl“ (=Teilnehmerzahl) kannst du die Infos wieder aus dem Dokument zurVeranstaltung ablesen. Hier trägst du dann die Zahl der Teilnehmer oder einen ungefähren Wert ein.
XV. Der „Raum“ wird von manchen Veranstaltern auch angegeben. Wenn dieser vermerkt ist, trägst du ihn hier ein.
XVI. Der „Treffpunkt“ und die „Uhrzeit“ sind ebenso manchmal festgelegt und werden hier eingetragen.
XVII. Bei „Klassenstufe/Zielgruppe“ wird häufig z.B. FÖJ-Gruppe angegeben, wenn es sich nicht um eine Schulklasse handelt.
XVIII. Wenn es sich um eine Schulklasse handelt, wird unter „Klasse“ angegeben welche und unter „Unterrichtsfach“, in welchem Kontext die Veranstaltung stattfindet.
XIX.Das Feld „Gruppendynamik“ bleibt meist frei.
XX. Manchmal werden „zur Technik“,vom Veranstalter oder für den/die Referent*in
Anmerkungen gemacht, wie z.B. Beamer und Lautsprecher sind vorhanden. Auch das
„Vorwissen“ der Teilnehmer ist manchmal beschrieben und wird dann hier eingetragen.
XXI. Die nächsten Zeilen „V-Index Altsystem“ und „Dauer (Altsystem)“ bleiben frei.
XXII. Die „Dauer der Veranstaltung“ wird in Stunden angegeben. Dabei musst du beachten, dass statt ein Komma ein Punkt verwendet wird, wie z.B. bei 3,5 h = 3.5 h.
XXIII. Zu der „Projektfinanzierung“ musst du wieder Fabian fragen.
XXIV. Zuletzt trägst du noch den „Veranstaltungsort (für Abrechnung)“ ein. Dieser findet sich meist auch in „Veranstaltende Organisation“. In diesem Feld ist nur die Stadt oder das Dorf wichtig, genauere Angaben zur Adresse machst du, nachdem du auf „Weiter“ geklickt hast.
XXV. Hier trägst du den genauen Ort der Veranstaltung ein. Dazu kannst du eigentlich „bereits angelegten Standort verwenden“ auswählen und die Organisation mit Stichwort suchen. Allerdings hat CiviCRM dort irgendwie einen Bug (Stand: 01/2021), weshalb du die Organisation nicht finden wirst. Deshalb musst du diese nochmals hier per Hand eintragen.
